Altas y bajas de usuarios
Cada vez que ingresa un alumno o empleado nuevo, hay que darlo de alta y matricularlo en los cursos que corresponda. Y cuando alguien deja la institución o la empresa, hay que dar de baja su acceso, algo que muchas veces se pasa por alto y termina dejando cuentas activas de gente que ya no debería tener acceso.
Gestión de permisos y roles
Los roles definen qué puede ver y hacer cada usuario dentro de la plataforma. Un error frecuente es asignar el mismo nivel de acceso a todo el mundo "para simplificar", lo que termina dando a un docente o empleado acceso a información que no le corresponde ver, o restringiendo de más a alguien que necesita hacer su trabajo. Gestionar esto bien implica revisar periódicamente que cada rol siga siendo el correcto para cada persona.
Reportes de avance
No son solo números para mirar: revisar los reportes de avance regularmente permite detectar a tiempo a un alumno o empleado que se está quedando atrás, y actuar antes de que directamente abandone el curso. Descubrir el problema recién al final, cuando ya no completó nada, es demasiado tarde para intervenir.
Administración vs mantenimiento técnico: no es lo mismo
Administración
Tareas operativas del día a día: altas y bajas, matriculación, roles, reportes. No requiere conocimiento técnico de servidores.
Mantenimiento técnico
Actualizaciones de versión, respaldos, resolución de errores del servidor y plugins. Requiere conocimiento técnico específico.
Se pueden contratar por separado, pero muchas instituciones prefieren tenerlo todo con el mismo proveedor, para no tener que coordinar entre dos partes distintas cada vez que algo no funciona como se espera.